Come ottimizzare le risorse per essere un’azienda di successo

da | Ott 2, 2018

Vuoi essere un’Azienda di Successo?
Stai ottimizzando a pieno le tue Risorse?

Ecco come ottimizzare le Risorse interne alla tua Azienda
(Dipendenti e/o Collaboratori)

“Non c’è tempo” e “I ruoli all’interno dell’azienda sono già definiti e tu verrai assunta per fare questo e mi aspetto che tu lo faccia al meglio e valga il tuo stipendio”: queste sono le frasi che comunemente mi sono sentita rivolgere in 20 anni di vita all’interno delle aziende da Manager e Titolari ai colloqui di lavoro. Poi mi sono anche sentita dire “hai intenzione di sposarti e avere figli?” e “se hai qualcosa da chiedere ricordati che c’è chi ha più diritto di te”.

E tutto questo è comprensibile, titolari e amministratori sono spesso fagocitati da stressanti dinamiche di mercato, devono far quadrare i conti alla fine di ogni mese e hanno anche sulle spalle la responsabilità di famiglie, il cui benessere dipende dall’andamento dell’azienda.

Ho rivestito diversi ruoli nella mia carriera, dal lavoro meccanico di produzione, alla segretaria, alla dipendente, responsabile di sviluppo, collaboratrice ed altro.

Oggi sono imprenditrice e mi porto sulle spalle un gran bagaglio di esperienze e ripromesse: spesso infatti ho promesso a me stessa “se un giorno sarò imprenditrice non farò questa scelta, ne farò un’altra e mi dedicherò di più a questo e non a quello e delegherò…”. Tutti buoni propositi che si fanno quando non ci si trova a vivere in prima persona determinate dinamiche, in quanto le si osserva solo dall’esterno, senza nessun tipo di coinvolgimento se non il proprio giudizio.

Ho vissuto sulla mia pelle, quindi, i due principali aspetti della vita aziendale: il dipendente e, ora, il titolare. E ho vissuto in aziende di stampo differente, più o meno lungimiranti. Cosa vuol dire “lungimiranti”? Vuol dire aziende che hanno messo o meno in atto una serie di strategie interne affinché il valore umano che avevano impiegato portasse effettivamente risultato.

Lascia che ti racconti la mia esperienza.

Ecco esempi, vissuti da me in prima persona, di tipologie di strumenti messi in atto dalle aziende per ottenere “il massimo” dalle persone.

Esempio 1: azienda coercitiva

Alcune lo facevano in modo coercitivo: creavano dinamiche tali per cui i dipendenti/collaboratori temevano la reazione dei manager e/o dei titolari per cui il dipendente si sentiva obbligato a cercare di rendere il più possibile.

Quanti risultati concreti, secondo te porta questa strategia?

E quanto possono sentirsi stimolati dipendenti e collaboratori ad operare in un clima di questo tipo?

Poco.

E infatti, solitamente, si tratta di aziende che hanno molta rotazione di personale e la rotazione porta costi e competenze insufficienti (perchè quando un dipendente se ne va, è necessario ripartire da zero con una nuova persona che deve essere formata e apprendere il lavoro, per poi abbandonare in un secondo momento).

Inoltre, un dipendente/collaboratore che opera sotto stress, deve sforzarsi a fare le cose: il rendimento può essere molto basso. Può impiegarci ore per portare a termine un progetto che, in realtà, potrebbe richiedere meno tempo e perchè? Perchè non sta bene e deve prima gestire il proprio stato d’animo per poi poter lavorare. Ha il terrore di “sbagliare”, non è propositivo perchè teme critiche e reazioni e sicuramente non mette a frutto le sue potenzialità. È distratto da ciò che lo circonda, utilizza energie per controllare le reazioni e appena può “stacca la spina”.

Inoltre questa soluzione è spesso accompagnata da cattivo passaparola “attenta a non andare in quell’azienda perchè lì si lavora male”. Cosa possono pensare i clienti che si vedono spesso cambiare il referente con cui erano abituati ad interloquire?

Esempio 2: azienda omologatrice

Altre aziende in cui ho lavorato assumevano persone a cui richiedevano sempre le stesse competenze: “Sai usare office? Sai inglese, tedesco, spagnolo? Sai scrivere email?” è uno degli esempi. A volte mi ritrovavo di fronte ad un Manager che non aveva nemmeno letto il mio curriculum e non aveva chiaro il mio percorso, pertanto non poteva sapere cosa avevo effettivamente da offrire all’azienda. Oppure venivo sottoposta a test attitudinali, a cui erano sottoposti anche i miei colleghi e alla fine capitava emergesse una figura di me che poco mi riconoscevo.

Dopodiché mi ritrovavo in un ufficio a svolgere le stesse identiche mansioni di altri colleghi, mi veniva insegnato lo stesso metodo insegnato ad altri colleghi e mi veniva richiesto di svolgere il lavoro allo stesso modo e con le stesse regole imposte agli altri colleghi. Quando emergeva una mia abilità, che desideravo esprimere per predisposizione o percorso di formazione personale, c’era chi la vedeva come una minaccia alla routine dell’azienda o dispendio di tempo nel doverla gestire e incanalare e quindi, messa a tacere.

Tu come ti senti quando hai delle idee, hai delle esperienze, hai delle competenze e vuoi dare valore a ciò che fai raggiungendo degli obiettivi ma ti viene impedito di farlo?

Anche in queste realtà c’era spesso turnover di personale e le persone che rimanevano spesso rimanevano per esigenze differenti da quelle relative al sentire un legame con l’azienda. Oppure erano persone che attendevano pazientemente l’occasione giusta per cambiare posto di lavoro.

Esempio 3: azienda lungimirante

Ci sono state aziende, poche tra quelle con cui mi sono relazionata, che invece aveva un metodo rivoluzionario per la gestione del personale. Innanzitutto venivano considerati non i titoli e le conoscenze accumulati nel corso degli anni ma le abilità che sono state messe in atto nel percorso lavorativo e che hanno portato risultato. Ad esempio: “ho lavorato come customer care per la ditta tale” e la domanda era “quanti clienti soddisfatti hai avuto?” e quella successiva era “come hai fatto a raggiungere questo risultato?” e con questo testavano le mie capacità di creare schemi lavorativi di successo che portassero risultati. Se un dipendente/collaboratore è in grado autonomamente di creare schemi di lavoro che portano risultato significa che una delle sue abilità è portare risultato e quindi profitto all’azienda.

Un’altra domanda era “qual’è il tuo metodo di lavoro?” e “qual’è il tuo modo di raggiungere risultati nel tempo?” “come li hai raggiunti fino ad oggi?” da questa capivano se ero in grado di definire degli obiettivi e di soddisfarli nel tempo, step by step, disegnando un percorso di lavoro chiaro.

Ultima domanda era “come fai a sapere di aver raggiunto un risultato?” e questa è una domanda chiave e una domanda difficile. Per rispondere ad una domanda di questo tipo è necessaria una chiarezza mentale, una buona conoscenza delle proprie capacità e una capacità di lettura della realtà aziendale in cui abbiamo operato fino ad ora.

È necessario sapere cosa serve per portare beneficio all’azienda. In questo modo coloro che mi facevano il colloquio, capivano quali erano le mie predisposizioni, le mie capacità e se sapevo riconoscere un risultato. Perchè è quando sai riconoscere che un risultato è tale che impari a mettere in gioco le giuste competenze per raggiungerlo.

Lascia che ti spieghi.

Questa esperienza che ti sto raccontando è specifica per alcuni ruoli aziendali, però è anche utile per capire la struttura mentale di una persona.

Da un approccio di questo tipo, il passo successivo è proprio far coincidere l’esperienza del nuovo dipendente/collaboratore, con il suo bagaglio di conoscenze, con le sue passioni/predisposizioni e con la sua capacità di creare schemi di successo che portino risultati. Se voi togliete, sopprimete, anche uno solo di questi aspetti, il beneficio che ne avrete sarà limitato nell’efficacia e nel tempo.

E come fare per capire quali siano le potenzialità di una nuova figura in azienda? È molto semplice: basta darle la formazione e le informazioni necessarie per svolgere il lavoro (come di norma con un nuovo componente del team), nonché osservarla nel tempo.

Dal modo di approcciarsi con colleghi e con clienti, dal modo di comunicare e svolgere la propria mansione, dalle iniziative che vi dice vorrebbe intraprendere, dalle sue impressioni e commenti, è possibile capire quali siano le abilità di questa persona.

E poi, cosa me ne faccio di questa risorsa? Semplice. La investo e godo dei suoi/miei successi.

Come ottimizzare le risorse interne alla tua azienda:
3 metodi efficaci

Esempio:

Collaboratore: “Sai, questo cliente ha chiamato e mi ha chiesto questo e ho pensato di fare così” oppure “Si è presentato questo problema”

Manager: “E tu come lo risolveresti?”

Collaboratore: “io farei così…..”.

Questo è un tipo di interazione interna all’azienda che lascia molto trasparire l’attitudine del collaboratore con cui ci si relaziona e ha il vantaggio di farlo sentire considerato e parte di un team.

Metodo efficace nr. 1 

Fare sentire un collaboratore/dipendente parte di un team e di una missione

Per fare questo, serve un presupposto fondamentale: aver stabilito prima quali sono i valori della tua azienda. Per vendere oggi, non basta avere il prodotto migliore del mondo, la gente non compra il prodotto, compra il modo in cui questo prodotto la fa sentire. E per far sentire qualcuno qualcosa, è fondamentale averlo determinato prima.

Facciamo sempre l’esempio di Apple che è lampante (puoi approfondire le strategie di Apple leggendo i miei articoli): cosa vende Apple? Vende Computer? Sì, anzi No. Vende tecnologia con bel design e facile da utilizzare? No. Apple vende uno stile diverso di vita, un modo diverso di pensare e di vedere le cose (“Think Different” è il mantra che ripete spesso). Apple vende un nuovo modo di vedere le cose attraverso un nuovo design e tecnologia facile da utilizzare che si trova nei loro apparecchi.

C’è molto di più.

Questo valore che Apple ha comunicato e che è rappresentativo dei suoi prodotti, viene anche costantemente trasferito all’interno dell’organizzazione, tanto ché i dipendenti non sentono più di essere lì per far vendere l’azienda telefoni, computer ecc.. ma sono lì per portare avanti una missione che è quella di educare le persone a pensare/vedere in modo diverso anche grazie ai prodotti che vendono.

Spesso, nel mio lavoro quotidiano di Marketing e Comunicazione, la difficoltà maggiore è quella di far capire ai clienti, spesso italiani, che per comunicare qualcosa bisogna avere qualcosa da comunicare. Su che valori si fonda la tua azienda? Perchè fa quello che fa? Che beneficio vuole apportare alla società? Che vantaggi? Cosa ti spinge ad alzarti tutte le mattina dal letto? E perchè alla gente dovrebbe interessare la tua azienda?

Questo sistema di credenze, devono essere ben chiare alle fondamenta dell’azienda e devono essere chiaramente comunicate e trasmesse ai dipendenti. Se un dipendente le fa sue, oltre a dare maggiore significato a quello che fa quotidianamente, lo fa sentire parte di un gruppo, di una missione e questo da valore anche alla sua esistenza.

Capisci quanto è importante?

Sulla base di questo avrai tutta una serie di benefici inimagginabili perchè se fai chiarezza sul perchè fai ciò che fai poi, con la stessa chiarezza puoi comunicarlo ai tuoi collaboratori e al mondo, e funge da collante.

Metodo efficace nr. 2 

Comprendere e mettere a frutto le capacità di un collaboratore/dipendente

Nel corso degli anni, sia per attitudine e interesse personale che grazie alle esperienze lavorative avute, ho sviluppato una figura professionale. Quando si parla di “figura professionale” non dobbiamo fare sempre gli stessi errori che fanno le scuole, ovvero di insegnare a tutti le stesse cose allo stesso modo e pretendere da tutti gli stessi risultati.

Questo sistema oltre che snervante è mortificante ed è scarsamente proficuo. Se in classe hai uno scoiattolo, un pesce e un elefante, come fai a pretendere da tutti e 3 che siano bravi ad arrampicarsi sugli alberi?

Lo scoiattolo sarà sicuramente veloce nello scalare un albero ma il pesce e l’elefante, che hanno altre proprietà ed attitudini, si sentiranno molto frustrati per non riuscire a farlo. E il bello è che continueranno a tentare, perchè così gli viene richiesto da chi li paga, e continueranno a sentirsi inadeguati, scarsi, tristi e frustrati.

Questo accade spesso nelle aziende. Se nel reparto commerciale di un’azienda metti, inevitabilmente, uno scoiattolo, un pesce, un elefante (è inevitabile perchè ogni individuo è differente e proviene da esperienze differenti) svolgeranno tutti la stessa mansione ma lo faranno in maniera diversa mettendo in campo attitudini e competenze diverse.

Perchè?

Perchè sono diversi! Ed è questa la qualità da apprezzare in ogni collaboratore.

Invece di unificare e omologare per controllare, cerchiamo di capire che schemi di successo riesce una persona a mettere in atto per portare risultati e raggiungere obiettivi. Ognuno lo fa a modo suo. E probabilmente è bravo a farlo, perchè utilizza le migliori risorse che ha e conosce.

Ho trovato molto frustrante, nella mia esperienza lavorativa, aver sposato delle cause di aziende in cui ho lavorato, spesso mi sono innamorata dei prodotti, ho sviluppato delle capacità, interessi e attitudini. Mi piaceva avere iniziative per portare beneficio alla mia azienda e sono sempre stata piena di entusiasmo. Ogni volta, categoricamente, smorzato per varie ragioni: mancanza di volontà, mancanza di comprensione da parte di manager, titolari ecc.. ecc.. Questo, a volte, anche a fronte di risultati concreti.

Che spreco di opportunità!

Metodo efficace nr. 3 

Delega, Delega, Delega!

Mi sono sempre chiesta che utilità ci sia nell’assumere persone, a volte facendo anche ricerche estenuanti per ritrovare il profilo più adeguato al ruolo da rivestire, per poi tenerle inchiodate ad una sedia a seguire iter e schemi già predefiniti con un controllo maniacale, minuto per minuto, di ciò che veniva fatto. L’ho visto fare non solo a livello di dipendenti, ma anche di manager, che venivano assunti per poi non svolgere il ruolo che avrebbero dovuto nel modo in cui avrebbero dovuto, per un vecchio sistema che vede l’imprenditore tuttofare, calato in varie mansioni sebbene non tutte di sua competenza, gestire costosi manager come dipendenti che, conseguentemente, offrono prestazioni ben al di sotto del loro ruolo e potenzialità (e stipendio).

Tempo fa, un noto professionista che seguo con interesse, ha detto “il ruolo dell’imprenditore deve essere quello di rendersi inutile alla propria azienda”.

Perchè?

Perchè il ruolo dell’imprenditore è quello di studiare il vento e dare all’azienda la direzione da intraprendere, dopo aver acquisito piena coscienza e conoscenza del mercato, dei prodotti, della concorrenza, dei suoi clienti e delle potenzialità dell’azienda stessa.

L’imprenditore è colui che ogni giorno persegue la sua visione, passo dopo passo, affinchè l’azienda raggiunga gli obiettivi di crescita e sviluppo definiti a monte.

Finchè è assorbito da mansioni di routine che, invece, dovrebbero svolgere i suoi collaboratori, come può acquisire questi strumenti e perseguire questa direzione?

Deve delegare! Assumere validi collaboratori/dipendenti, ognuno con capacità specifiche, che siano bravi in ciò che fanno e coinvolti nella missione dell’azienda e che possano svolgere le proprie mansioni al meglio è lo scopo principale da perseguire!

Una volta consolidato il tema, l’imprenditore deve farsi da parte, tenere sempre sotto controllo la direzione della nave, ma dedicarsi a disegnare quelle mappe che porteranno il suo Titanic a raggiungere le Americhe. È per questo che esistono figure aziendale specializzate in settori diversi.

Un imprenditore non può far tutto e non può saper fare tutto. Purtroppo il vecchio sistema dell’azienda a gestione familiare dove viene applicato il metodo standard sopra descritto, rischia di mandare l’azienda fuori mercato, al giorno d’oggi. Serve l’eccellenza in ogni campo aziendale e questa non può offrirla una sola persona.

Come ottimizzare le risorse interne alla tua azienda: conclusione

Concludo quindi con una frase di Steve Jobs molto significativa su cui ti invito a riflettere:

“Non ha alcun senso assumere persone intelligenti e poi dirgli cosa fare; assumiamo persone intelligenti in modo che siano loro a dirci cosa fare”.

Lorenza Veronese

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